Bisnestä tekniikan ehdoilla vai toisinpäin?
Slashdotissa osui silmään muutama päivä sitten mielenkiintoinen kirja-arvostelu joka liippaa omaa toimenkuvaa ja henkilökohtaista kokemusta hyvinkin läheltä. Kirja on The Pragmatic CSO, ja sikahintaan sen voisi jopa ostaa täältä. Pelkkä turvallisuus ei minua niin kiinnosta, joten laajennan näkökulmaa vähän laajemmalle.
Kuten alkuperäinen kirjoittajakin, voisin itsekin tiivistää ajatukseni yhteen lauseeseen: “It’s not about technology — it’s about business.” Tämän jos muistaisi itse työssään säästyisi varmasti monelta murheelta. Toisaalta se vaatii myös toimivalta johdolta samankaltaista ajatusmallin muuttamista. Selvennän hiukan.
Tietojärjestelmien kehittäminen lähtee yleensä väärästä päästä liikkeelle. Otetaan esimerkiksi vaikka palomuurin hankinta. Se omassa huoneessaan istuva IT-mies, jolle soitetaan kun tulostin on rikki keksii yhtenä kauniina päivänä, että yritykseen tarvitaan uusi palomuuri. Tällaista tarvettahan harvoin keksii toimitusjohtaja, joka ei yleensä edes tiedä moisen laitteen olemassaolosta.
Palomuuria tarvitaan IT-miehen mukaan siihen, että uusi malli on tilallinen ja siinä on etähallinta. Toimitusjohtajalla on sitten tehtävänään miettiä, että olisiko entinen, hallitsematon ja tilaton palomuuri sitten kuitenkin riittävä. Onpa hän jostain ollut huomaavinaankin, että Windowsissahan on jo palomuuri? Ellei parin kirjan lukeminen kiinnosta, palomuuri on kuitenkin pakko ostaa – eihän kukaan halua ottaa riskiä viruksista ja hyökkäyksistä joista se IT-mies ja viime viikon Hesari varoittelee.
Palomuuri sitten ostetaan, kunnes kuukauden kuluttua pomo kertoo että Ruotsiin avataan sivukonttori. Tuossa viime kuussa ostetussa palomuurissa ei tietenkään ollut VPN-tukea, joten taas joudutaan neuvottelemaan uudesta palomuurista – ja taaskaan pomolla ei ole pienintäkään käsitystä miksi, kun vasta viime kuussa tuo ostettiin. Mutta kuten viimekin kerralla, virukset ja hakkerit pelottaa niin on pakko suostua.
Samaan aikaan tavalliset konttorityöntekijät käyttävät puolet päivästään jonkin tietokoneella täysin triviaalin ongelman ratkomiseen. ATK-taidot on monilla työntekijöillä sillä tasolla, että IT-kaverin olisi viisaampaa mennä kertomaan, että Ctrl-C,Ctrl-V on kätevä kombo – tuo parantaisi koko firman tuottavuutta sata kertaa enemmän kuin se, että IT-kaveri käyttää viikon sen miettimiseen, miten WLAN-verkon viimeinen katvealue, (missä kukaan ei koskaan käy) saadaan järkevimmin katettua.
Suurin ongelma tietotekniikan hyödyntämisessä on se, ettei se yleensä lähde bisneksen tarpeista. IT-osastoa kiinnostaa se, onko salausavaimet sähköpostissa 1024- vai 2048-bittisiä, käytetäänkö Linuxia vai Windowsia ja se, onko MySQL parempi kuin PostgreSQL. Henkilökuntaa kiinnostaa ainoastaan se, miten heidän omaa työtään pystytään helpottamaan tietoteknisillä tai muilla ratkaisuilla. Tavallista työntekijää kiinnostaa sähköpostipalvelimen sieve-suodatin yhtä paljon kuin se, missä maassa hänen tuolinsa jouset on rakennettu, mutta molemmat ovat silti sekä työssä viihtymisen että tuottavuuden kannalta tärkeitä asioita. Työntekijä siis kyllä haluaa että hänen tuolinsa jouset toimivat ja että sähköposti ei ole täynnä roskapostia, mutta hän ei halua käyttää aikaansa tutustuakseen tarkemmin kumpaankaan. It-osaston velvollisuus on huolehtia, että järjestelmämuutokset ovat mahdollisimman läpinäkyviä ettei henkilöstön myöskään tarvitse käyttää aikaansa moiseen.
Jos kuitenkin päätät, että jostain uudesta tekniikasta on hyötyä yrityksellesi, muista seuraavat pointit:
- Tuo lähelle – Esimerkiksi CRM-järjestelmien edut ovat yleensä selviä johdon näkökulmasta. Työntekijöiden aktiivisuudesta saadaan tarkkaa ajantasaista tietoa, henkilöstön vaihtuessa asiakastiedot jäävät varmasti yritykseen yms. Tavallista palkansaajaa tuo kiinnostaa yhtä paljon kuin kirjanpidolliset ihmeellisyydet, eikä hän siirry uuteen järjestelmään. Kerro, miten uuden järjestelmän on tarkoitus toimia nimenomaan työntekijän itsensä apuna – hän muistaa paremmin mitä on keskustellut asiakkaiden kanssa, miten hän voi työkaverin sairasloman aikana tuurata häntä helposti kun kaverin merkinnät ovat jossain olemassa yms. Jos työntekijä kokee järjestelmän auttavan häntä itseään, hän ottaa sen käyttöön. Muussa tapauksessa järjestelmän käyttö jää puutteelliseksi ja on helposti jopa virheellistä.
- Yksinkertaista – Älä yritä muuttaa maailmaa kerralla. Sekä harkitessa uusia järjestelmiä että ottaessa niitä käyttöön muista, että järjestelmän ainut tarkoitus on palvella ja helpottaa yritykselle elintärkeitä prosesseja, ei päinvastoin. CRM-järjestelmiin on turha merkitä sellaisia tietoja joita yritys ei tarvitse. Vaikka ACT! tarjoaa lokeron puolison nimelle, sitä on turha täyttää jos sitä ei ole ennenkään mihinkään tarvittu. On turha ryhtyä varaamaan neukkareita Exchangella jos ne on ennenkin toiminut hyvin seinällä olevalla A4:llä. Se aika, joka yrityksen henkilöstö oli oppimassa Exchangen tilanvarausta olisi kannattanut käyttää asiakkaiden kontaktoimiseen jos neukkarin tilanvaraukset ei ole ennenkään aiheuttanut murheita. Toisaalta taas jos neukkarin varaamiseen liittyvät asiat useinkin aiheuttavat yrityksessä ongelmia, siirry pikaisesti johonkin järjestelmään joka mahdollistaa sen varaamisen ja varaustilanteen tarkistamisen netistä mistä tahansa!
- Varmista! - uuteen toimintatapaan siirtyminen on haaste mille tahansa organisaatiolle. Siksi varmistaminen kannattaa aloittaa sen varmistamisesta, onko uuteen järjestelmään siirtymisestä varmasti hyötyä yritykselle siinä määrin, että riski operaation epäonnistumisesta kannattaa ottaa. It-järjestelmämuutoksista jopa 70% epäonnistuu maailmanlaajuisesti. Jos päädyt ottamaan tuon riskin, varmistu useasti, että työntekijät varmasti omaksuvat uuden toimintatavan. Jos työntekijä ei ole innokas omaksumaan uusia innovaatioita, hän käyttää vanhaa mallia jos se vain ikinä on mahdollista – estä siis se. Sido bonusmalli CRM-järjestelmän tietoihin, poista vanha ohjelma välittömästi kun uuteen siirtyminen on mahdollista ja mikä tärkeintä, kouluta, mieluimmin henkilökohtaisesti läheltä valmentaen.
Tietokoneista voi olla paljon apua millä tahansa toimialalla, mutta ne osaavat myös sotkea minkä tahansa yrityksen päivärytmin viikoiksi. Muista, että yrityksesi päätarkoitus ei ole käyttää hienoja järjestelmiä järjestelmien itsensä vuoksi. Pidä asiat yksinkertaisina ja pyri löytämään järjestelmien edut alhaalta, ensimmäisestä työntekijästä alkaen. Johdon hyödyt tulevat vasta sitä kautta.
